Quy trình bảo mật thông tin khách hàng tại NOVAGEN

Tại NOVAGEN, bảo mật thông tin của khách hàng là ưu tiên hàng đầu. Điều này liên quan trực tiếp đến an toàn thông tin cá nhân, hạnh phúc gia đình và các yếu tố tinh thần khác của khách hàng.

Chúng tôi áp dụng các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt để đảm bảo mọi dữ liệu cá nhân và kết quả xét nghiệm ADN được bảo vệ an toàn tuyệt đối. Nhân viên được đào tạo chuyên sâu về bảo mật và chỉ có quyền truy cập hạn chế theo nhiệm vụ. Với cam kết bảo mật tuyệt đối mọi thông tin của khách hàng ngay từ cuộc điện thoại đầu tiên, suốt quá trình thực hiện dịch vụ và vĩnh viễn sau khi dùng dịch vụ, NOVAGEN vẫn luôn là địa chỉ xét nghiệm ADN uy tín và tin cậy.

I. THÔNG TIN KHÁCH HÀNG XÉT NGHIỆM ADN LÀ GÌ?

Thông tin khách hàng xét nghiệm ADN gồm có thông tin của người đăng ký sử dụng dịch vụ xét nghiệm ADN và người được làm xét nghiệm ADN. Tùy theo việc khách hàng sử dụng dịch vụ xét nghiệm ADN tự nguyện hay pháp lý mà thông tin khách hàng cần cung cấp sẽ khác nhau:

1. Xét nghiệm ADN tự nguyện

Người làm xét nghiệm ADN tự nguyện hoàn toàn có thể giấu kín danh tính của mình, không bắt buộc phải tiết lộ thông tin cá nhân. Khách hàng có thể sử dụng biệt danh/bí danh/ký hiệu bất kỳ thay cho tên thật khi gửi mẫu xét nghiệm ADN tới trung tâm xét nghiệm ADN. Chỉ có duy nhất người thu mẫu xét nghiệm ADN mới biết được mẫu ADN là của ai.

Ví dụ: Người làm xét nghiệm ADN đánh dấu mẫu xét nghiệm lần lượt là ABC123 và XYZ456. Khi đó, trên bản kết quả xét nghiệm ADN sẽ có kết luận như sau: Người mang mẫu xét nghiệm ABC123 có/không có quan hệ huyết thống với người mang mẫu xét nghiệm ADN XYZ456. 

Riêng với người đứng đơn yêu cầu xét nghiệm ADN: Khách hàng chỉ cần cung cấp một số thông tin cá nhân bao gồm: tên, số điện thoại hoặc email cá nhân, địa chỉ, số căn cước công dân/hộ chiếu còn hạn (không bắt buộc). Những thông tin này chỉ để Trung tâm xét nghiệm ADN hoàn thiện hồ sơ xét nghiệm và gửi kết quả xét nghiệm. 

2. Xét nghiệm ADN pháp lý

Người làm xét nghiệm ADN pháp lý buộc phải cung cấp những thông sau:

• Thông tin cá nhân: tên đầy đủ, ngày tháng năm sinh, địa chỉ hiện tại, số điện thoại cá nhân, email,…
• Giấy tờ tùy thân (căn cước công dân/hộ chiếu) còn hạn hoặc giấy chứng sinh (với trẻ sơ sinh).
• Ảnh chụp chân dung được chụp trực tiếp tại thời điểm thu mẫu xét nghiệm ADN.
• Lăn dấu vân tay cam đoan trên biên bản thu mẫu. 

Tại sao người làm xét nghiệm ADN pháp lý phải cung cấp những thông tin cá nhân này cho trung tâm xét nghiệm ADN?

Những thông tin cá nhân mà khách hàng cung cấp cho trung tâm xét nghiệm ADN là yêu cầu bắt buộc để bản xét nghiệm ADN pháp lý có giá trị trước pháp luật và được Tòa án, cơ quan hành chính, Đại sứ quán công nhận. Nếu khách hàng không cung cấp những thông tin này thì bản xét nghiệm ADN sẽ không có giá trị trước pháp luật. 

Pháp luật chỉ công nhận một bản xét nghiệm ADN khi bản xét nghiệm ADN đó chỉ rõ danh tính của những người làm xét nghiệm và được cam đoan rằng mẫu ADN làm xét nghiệm được thu từ đúng người đó. Trung tâm xét nghiệm ADN phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước những thông tin cá nhân và mẫu xét nghiệm ADN được cung cấp.

Việc cung cấp thông tin cá nhân là yêu cầu bắt buộc đối với khách hàng khi làm xét nghiệm ADN pháp lý, để bản xét nghiệm ADN pháp lý được công nhận trước pháp luật và đảm bảo danh tính chính xác. 

II. QUY TRÌNH BẢO MẬT THÔNG TIN KHÁCH HÀNG TẠI NOVAGEN

Tại NOVAGEN, chúng tôi xây dựng QUY TRÌNH BẢO MẬT THÔNG TIN KHÁCH HÀNG chuyên nghiệp, mọi nhân viên đều tuân thủ nghiêm ngặt đạo đức nghề nghiệp, khách hàng sẽ được bảo mật toàn bộ thông tin cá nhân và kết quả xét nghiệm ADN theo những bước như sau:

Bước 1: Tư vấn các gói dịch vụ, cách thức tiến hành xét nghiệm ADN 

Quý khách chỉ cần để liên hệ với chúng tôi, các chuyên viên của NOVAGEN sẽ tư vấn chi tiết 24/7, giải đáp thắc mắc cũng như tư vấn gói xét nghiệm phù hợp với mục đích xét nghiệm với chi phí tối ưu nhất. 

Căn cứ trên câu chuyện, tình huống câu chuyện của khách hàng, tư vấn viên sẽ hướng dẫn chi tiết cách thức thu mẫu, các bước tiến hành thủ tục xét nghiệm.

Bước 2: Nhập thông tin trên hệ thống CRM

Gồm các thông tin như sau:

• Thông tin khách hàng (Số điện thoại liên hệ + Họ và tên)
• Địa điểm thu mẫu
• Thời gian đi thu mẫu
• Loại xét nghiệm ADN
• Chi phí và các lưu ý nhân viên thu mẫu chú ý khi đi thu mẫu

Bước 3: Làm thủ tục – hồ sơ xét nghiệm ADN

Sau khi tiếp nhận các mẫu xét nghiệm đạt chuẩn và các thông tin khách hàng thì các chuyên viên của NOVAGEN sẽ tiến hành làm các thủ tục và lập hồ sơ xét nghiệm ADN như điền thông tin của người đứng đơn và người tham gia xét nghiệm.

Việc thực hiện hồ sơ xét nghiệm ADN pháp lý phải tuân thủ quy trình nghiêm ngặt như sau:

• (1) Chuyên viên xét nghiệm ADN kiểm tra giấy tờ tùy thân (bản gốc) của những người làm xét nghiệm ADN và điền thông tin cá nhân vào phiếu xét nghiệm. Giấy tờ tùy thân bao gồm căn cước công dân/hộ chiếu còn hạn, hoặc giấy chứng sinh (với trẻ sơ sinh)
• (2) Chuyên viên xét nghiệm ADN chụp ảnh chân dung những người làm xét nghiệm ADN.
• (3) Chuyên viên xét nghiệm ADN tiến hành lấy mẫu xét nghiệm ADN trực tiếp theo Quy trình thu mẫu xét nghiệm ADN pháp lý
• (4) Người làm xét nghiệm thực hiện lấy dấu vân tay xác nhận vào biên bản thu mẫu xét nghiệm ADN. 

Bước 4: Xử lý mẫu ADN và tiến hành xét nghiệm

Quá trình xử lý mẫu được tiến hành theo từng ca, từng mẫu, không xử lý song song 2 mẫu để tránh trường hợp bị nhầm lẫn.

Bước 5: Nhập thông tin hồ sơ lên file và hệ thống

Nhập thông tin từng ca xét nghiệm lên file theo dõi và lên hệ thống, bao gồm cả những lưu ý đặc biệt cho từng ca. Ví dụ: ca cần gấp, ca khó thu lại mẫu, mẫu thu lại, xét nghiệm ty thể.

Chỉ có chuyên viên phụ trách lưu trữ tài liệu được quyền tiếp cận thư viện tài liệu, ngoài ra không có nhân viên nào của đơn vị được phép sử dụng những tài liệu này.

Các tài liệu liên quan tới thông tin khách hàng khi cần hủy buộc phải sử dụng máy hủy tài liệu, không được phép để tài liệu bị phát tán ra bên ngoài dưới bất kì hình thức nào.

Bước 6: Rà soát kết quả xét nghiệm và trả kết quả cho khách hàng

Sau khi nhận kết quả phân tích ADN từ phòng Lab, để bảo mật thông tin từng ca xét nghiệm, các chuyên viên của NOVAGEN sẽ chủ động gọi điện thông báo qua các kênh liên hệ gồm điện thoại, Email, Zalo… cho người đứng đơn đăng ký xét nghiệm. Trừ khi có sự ủy quyền và xác nhận trực tiếp của người đứng đơn, dữ liệu ADN sẽ không được chia sẻ cho bất kì ai, kể cả đó là vợ hoặc chồng hoặc bố mẹ, người thân của những người làm xét nghiệm ADN.

Quy trình trả kết quả xét nghiệm ADN cho khách hàng bao gồm:

• Bước 1: Xác nhận đúng khách hàng
• Bước 2: Báo và giải thích kết quả cho khách hàng
• Bước 3: Gửi file scan qua zalo của khách hàng
• Bước 4: Xác nhận địa chỉ khách hàng nhận bản kết quả
• Bước 5: Gửi kết quả cho khách hàng theo hình thức khách hàng lựa chọn.

Kết quả xét nghiệm ADN cũng sẽ được NOVAGEN cam kết bảo mật tuyệt đối với Quy trình bảo mật kết quả xét nghiệm ADN chặt chẽ, nghiêm ngặt.

III. NGUYÊN TẮC BẢO MẬT THÔNG TIN CÁ NHÂN DÀNH CHO KHÁCH HÀNG SỬ DỤNG DỊCH VỤ XÉT NGHIỆM ADN

Thông tin cá nhân của khách hàng trong quá trình sử dụng dịch vụ xét nghiệm ADN là đặc biệt nhạy cảm. Vì vậy, việc bảo mật thông tin không chỉ là trách nhiệm của trung tâm mà còn là trách nhiệm của mỗi cá nhân tham gia vào quy trình này. Trong nhiều trường hợp, vì những vấn đề từ phía khách hàng có thể gây ảnh hưởng tới uy tín của NOVAGEN, vậy nên mỗi khách hàng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc để bảo vệ chính bản thân mình như sau:

1. Cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ

Đảm bảo chia sẻ tình huống – câu chuyện chính xác, từ đó chuyên viên xét nghiệm có thể đưa ra những tư vấn gói dịch vụ chính xác. 

Đảm bảo cung cấp thông tin cá nhân và mẫu xét nghiệm một cách chính xác và đầy đủ. Điều này không chỉ giúp quá trình xét nghiệm diễn ra thuận lợi, xác định đúng mối quan hệ, mà còn giảm thiểu nguy cơ thông tin bị sai lệch hoặc bị lộ.

2. Sử dụng dịch vụ một cách cẩn thận

Khách hàng cần lựa chọn các dịch vụ xét nghiệm uy tín, đáng tin cậy. Tránh sử dụng các dịch vụ không rõ nguồn gốc hoặc không có uy tín, vì điều này có thể dẫn đến rủi ro về bảo mật thông tin.

3. Giữ bí mật thông tin cá nhân

Trong và sau khi sử dụng dịch vụ xét nghiệm ADN, khách hàng cần lưu giữ và bảo mật kết quả một cách cẩn thận. Không lan truyền bản kết quả hoặc thông tin kết quả lên các phương tiện truyền thông để tránh bị lợi dụng, xuyên tạc, hoặc các mục đích xấu khác

4. Không lợi dụng uy tín và kết quả xét nghiệm của trung tâm cho mục đích phi pháp

Các cá nhân không được phép giả mạo kết quả, giấy tờ, con dấu, chữ ký, … của Trung tâm ADN NOVAGEN dưới mọi hình thức.

—————-

Trung tâm xét nghiệm ADN KHÔNG được phép tiết lộ, phát tán, trao đổi/buôn bán kết quả xét nghiệm ADN cũng như mọi thông tin cá nhân của khách hàng cho bên thứ ba dưới bất kỳ hình thức nào, trừ trường hợp có ủy quyền hợp pháp từ khách hàng hoặc cần cung cấp thông tin cho các cơ quan có thẩm quyền.

Việc bảo mật thông tin khách hàng tại NOVAGEN không chỉ là trách nhiệm đạo đức mà còn là tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin cá nhân giúp khách hàng yên tâm và tin tưởng vào dịch vụ của chúng tôi. Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý về bảo vệ dữ liệu cá nhân không chỉ bảo vệ quyền lợi của khách hàng mà còn khẳng định uy tín và chất lượng dịch vụ của NOVAGEN.

Nguồn: NOVAGEN